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Política de Privacidade do Aplicativo

Esta Política descreve como o aplicativo Vértice Condô trata dados pessoais de síndicos, administradoras, condôminos, locatários, zeladores, porteiros e visitantes, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD), com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e, no que couber, com o Código de Defesa do Consumidor.

1Quem trata os dados

A distinção abaixo é essencial para entender a quem dirigir cada pedido.

Controlador

O condomínio ou a administradora que contrata o aplicativo. É quem decide quais dados serão inseridos, para que finalidade e por quanto tempo, nos termos do art. 5º, VI, da LGPD.

Operador

Vértice Condô, que trata os dados pessoais em nome do controlador e segundo as instruções dele, conforme o art. 5º, VII, da LGPD.

O que isso significa

Pedidos de acesso, correção ou exclusão de dados devem ser dirigidos ao seu condomínio ou à sua administradora. O Vértice Condô presta o suporte técnico necessário, mas não altera nem elimina dados por iniciativa própria, salvo determinação legal ou instrução do controlador.

2A quem esta Política se aplica

Aplica-se a toda pessoa cujos dados sejam tratados no aplicativo, ainda que ela nunca acesse o sistema diretamente:

• Proprietários e demais titulares de unidade;
• Locatários, cessionários, comodatários e ocupantes a qualquer título;
• Síndico, subsíndico e membros do conselho;
• Funcionários do condomínio com acesso operacional, como zeladores e porteiros;
• Prepostos e colaboradores da administradora;
• Procuradores constituídos para representação em assembleia;
• Visitantes e prestadores de serviço autorizados a ingressar no condomínio;
• Interessados que preenchem o formulário de contato do site.

3Dados pessoais tratados

3.1 Cadastro e identificação

• Nome completo e CPF (o CPF é o identificador de acesso ao aplicativo);
• Endereço de e-mail e telefone;
• Unidade, bloco ou torre e a natureza do vínculo (propriedade, locação ou outro);
• Perfil de acesso e permissões atribuídas.

3.2 Dados financeiros e de cobrança

• Cotas condominiais lançadas por natureza — ordinária, extraordinária e fundo de reserva;
• Situação de pagamento, histórico de quitação e valores em aberto;
• Encargos moratórios apurados na forma do art. 1.336, § 1º, do Código Civil;
• Dados constantes dos arquivos de remessa e retorno bancário no padrão CNAB, trocados com a instituição financeira conveniada.

3.3 Dados de participação em assembleia

• Registro de presença e de representação por procuração;
• Manifestação de voto por unidade, em cada matéria submetida à deliberação;
• Documentos anexados ao ato, inclusive procurações e atas.

3.4 Dados de convivência condominial

• Advertências e multas, com o dispositivo legal ou convencional que as fundamenta;
• Reservas de áreas comuns, com data, horário e unidade requerente;
• Chamados de manutenção, com descrição, responsável designado, prazo e histórico de atendimento;
• Registros de correspondência recebida e de autorização de visitantes, quando o condomínio utilizar o módulo de portaria.

3.5 Dados técnicos de acesso

• Endereço IP, data e hora de cada acesso;
• Identificação do navegador ou dispositivo;
• Token de notificação do dispositivo, gerado quando o titular autoriza o recebimento de notificações no celular;
• Registro das operações realizadas no sistema, na forma da seção 8.

4Finalidades e bases legais

Cada tratamento se apoia em uma base legal do art. 7º da LGPD:

Execução de contrato

Art. 7º, V. Cadastro de unidades e pessoas, emissão e cobrança de cotas, conciliação bancária, disponibilização de segunda via e de extrato ao condômino.

Cumprimento de obrigação legal

Art. 7º, II. Convocação e realização de assembleia, apuração de quórum, lavratura de ata, prestação de contas, aplicação de penalidades condominiais e guarda de documentos fiscais e contábeis.

Exercício regular de direito

Art. 7º, VI. Constituição de prova em cobrança de cotas em atraso e em impugnação de deliberação assemblear, inclusive em processo judicial ou arbitral.

Legítimo interesse

Art. 7º, IX. Segurança do aplicativo, prevenção a fraude, registro de auditoria e melhoria funcional do sistema, sempre com avaliação do impacto sobre o titular.

Consentimento

Art. 7º, I. Empregado apenas onde não incide outra base legal, como no envio de comunicação promocional a interessados que preencheram o formulário de contato. O consentimento pode ser revogado a qualquer tempo.

Os dados não são utilizados para publicidade comportamental, formação de perfil para terceiros, venda ou cessão onerosa a qualquer título.

5Origem dos dados

Os dados chegam ao aplicativo por três caminhos: fornecimento direto pelo titular, ao acessar o portal e atualizar o próprio cadastro; inserção pelo controlador, a partir de convenção, contrato de locação, matrícula do imóvel ou registro interno da administração; e geração pelo próprio sistema, no curso da utilização — lançamentos financeiros, registros de auditoria e histórico de atendimento.

6Visibilidade dentro do aplicativo

O aplicativo aplica o princípio da necessidade previsto no art. 6º, III, da LGPD. A visibilidade é definida pelo perfil:

• Condômino: acessa exclusivamente a própria unidade e os conteúdos de natureza coletiva, como convenção, regimento, atas, balancetes e comunicados;
• Síndico e conselho: acessam o conjunto do condomínio que administram;
• Administradora: acessa os condomínios sob sua gestão, com isolamento entre eles em todas as tabelas do sistema;
• Zelador: por padrão, acessa os chamados que lhe forem atribuídos, a agenda de reservas e o mural de avisos, além dos dados de contato necessários ao atendimento;
• Portaria: por padrão, acessa autorizações de visitante, registros de correspondência e chamados de manutenção, sem acesso a informação financeira das unidades.

Os perfis descritos acima correspondem à configuração padrão do aplicativo. O síndico pode ampliá-los ou restringi-los em cada condomínio por meio da matriz de permissões, e a configuração vigente em determinado momento prevalece sobre esta descrição.

A situação de inadimplência de uma unidade não é divulgada no mural nem em qualquer área de acesso coletivo, ressalvada a apresentação em prestação de contas na forma admitida pela legislação e pela convenção.

7Compartilhamento com terceiros

Os dados são compartilhados apenas quando indispensável, e sempre limitados ao mínimo necessário:

• Instituições financeiras conveniadas, para emissão, registro, liquidação e baixa de títulos de cobrança;
• Provedor de hospedagem e de infraestrutura, contratado como suboperador e obrigado contratualmente ao mesmo padrão de proteção;
• Prestadores de serviço de comunicação, para envio de mensagens transacionais como convocações, avisos de encomenda e notificações de vencimento;
• Google LLC, por meio do serviço Firebase Cloud Messaging, para a entrega de notificações ao celular do titular. O dado transmitido é o token de notificação do dispositivo — identificador técnico atribuído ao aparelho — acompanhado do conteúdo da mensagem enviada. Não são transmitidos CPF, dados financeiros nem registros de votação;
• Autoridades públicas, mediante requisição fundamentada, ordem judicial ou dever legal;
• Assessoria jurídica e contábil do controlador, no exercício regular de direito.

8Registros de acesso e auditoria

O aplicativo mantém trilha de auditoria dos atos praticados, registrando autor, data, hora e conteúdo da operação. A finalidade é dupla: assegurar a integridade dos atos condominiais e permitir a apuração de responsabilidade em caso de uso indevido.

Os registros de acesso a aplicação são guardados pelo prazo mínimo de seis meses, nos termos do art. 15 da Lei nº 12.965/2014, e podem ser conservados por período superior quando necessário à defesa de direitos.

9Prazos de conservação

Cadastro da unidade e das pessoas

Enquanto durar o vínculo com a unidade e, após o encerramento, pelo prazo necessário ao cumprimento de obrigação legal ou à defesa de direitos.

Lançamentos financeiros

Cinco anos contados do vencimento de cada cota, em razão do prazo prescricional da pretensão de cobrança, sem prejuízo dos prazos fiscais e contábeis aplicáveis.

Atas, convocações e votos

Conservados enquanto subsistir o condomínio, dada a natureza permanente do registro e a possibilidade de impugnação de deliberação.

Advertências e multas

Pelo prazo necessário à apuração de reincidência e à eventual execução, observada a legislação aplicável.

Chamados, reservas e correspondências

Prazo definido pelo controlador em sua política interna de retenção, observado o princípio da necessidade.

Registros de acesso

No mínimo seis meses, conforme a seção 8.

Formulário de contato do site

Até vinte e quatro meses do último contato, ou até a revogação do consentimento, o que ocorrer primeiro.

Encerrado o prazo, cabe ao controlador determinar a eliminação ou a anonimização dos dados, operação executada por comando na área de administração do aplicativo. O sistema não realiza expurgo automático: os prazos acima orientam a política de retenção do controlador, que permanece responsável por observá-los. Ficam ressalvadas as hipóteses do art. 16 da LGPD.

10Medidas de segurança

São adotadas medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza dos dados tratados, entre elas:

• Transmissão cifrada entre o navegador do usuário e o servidor;
• Armazenamento de senhas por meio de algoritmo de derivação de chave, sem qualquer possibilidade de recuperação do texto original;
• Troca obrigatória de senha no primeiro acesso e bloqueio da conta após tentativas sucessivas de autenticação frustradas;
• Isolamento lógico dos dados de cada condomínio em todas as tabelas do sistema;
• Matriz de permissões por perfil, com concessão do menor privilégio necessário à função;
• Trilha de auditoria das operações, na forma da seção 8;

Nenhum sistema é integralmente imune a incidentes. O compromisso assumido é o de diligência permanente, não o de infalibilidade.

11Direitos do titular

São assegurados ao titular os direitos do art. 18 da LGPD:

1. Confirmação da existência de tratamento;
2. Acesso aos dados;
3. Correção de dado incompleto, inexato ou desatualizado;
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário, excessivo ou tratado em desconformidade com a lei;
5. Portabilidade a outro fornecedor, mediante requisição expressa;
6. Eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
7. Informação sobre as entidades com as quais houve compartilhamento;
8. Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
9. Revogação do consentimento;
10. Oposição a tratamento realizado com fundamento em hipótese de dispensa de consentimento, quando houver descumprimento da lei.

O pedido deve ser dirigido ao controlador — seu condomínio ou sua administradora. Não sendo possível identificá-lo, o canal da seção 16 encaminhará a solicitação.

12Crianças e adolescentes

O aplicativo não se destina a menores de dezoito anos e não realiza cadastro direto de crianças e adolescentes. Dados de menores podem constar de registro de dependente ou de autorização de acesso, hipótese em que o tratamento observa o art. 14 da LGPD e ocorre no melhor interesse do menor, sob responsabilidade do titular do poder familiar ou do responsável legal que os fornecer.

13Incidentes de segurança

Verificado incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o controlador será comunicado em prazo razoável, com as informações necessárias ao cumprimento do art. 48 da LGPD, incluindo a descrição dos dados atingidos, os riscos envolvidos e as medidas adotadas. Cabe ao controlador a comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados e aos titulares afetados, com o suporte técnico do operador.

14Transferência internacional

Os dados do aplicativo são armazenados em infraestrutura localizada em território nacional, com uma exceção descrita a seguir.

Notificações no celular. Quando o titular autoriza o recebimento de notificações, o token do dispositivo e o conteúdo da mensagem são transmitidos ao serviço Firebase Cloud Messaging, operado pela Google LLC em infraestrutura situada no exterior. A transferência é necessária à execução do contrato de que o titular é parte, na forma do art. 33, VI, da LGPD, e se apoia nas cláusulas contratuais de proteção adotadas pelo fornecedor do serviço.

O recebimento de notificações é facultativo. Revogada a autorização nas configurações do aparelho ou do aplicativo, cessa a transmissão, sem prejuízo do acesso a todas as demais funções do portal.

Qualquer outra transferência internacional que venha a ocorrer observará os arts. 33 a 36 da LGPD e será previamente informada nesta Política.

O site institucional carrega fontes tipográficas hospedadas em servidor de terceiro, o que implica a transmissão do endereço IP do visitante ao respectivo provedor. Essa transmissão é limitada à exibição do site e não ocorre dentro do aplicativo.

15Alterações desta Política

Esta Política pode ser alterada para refletir mudança legislativa, orientação de autoridade competente ou evolução do aplicativo. A versão vigente é sempre a publicada neste endereço, com indicação de data. Havendo alteração substancial, os controladores serão comunicados e, quando cabível, novo consentimento será colhido.

16Encarregado e canal de contato

O Vértice Condô mantém encarregado indicado para atuar como canal de comunicação entre os titulares, os agentes de tratamento e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Para exercer direitos, esclarecer dúvidas sobre esta Política ou comunicar suspeita de uso indevido de dados:

Encarregado (DPO)

Vértice Condô, indicado na forma de pessoa jurídica, com atendimento centralizado no canal abaixo, nos termos do art. 41 da LGPD.

E-mail

contato@verticecondo.com

Prazo de resposta

Até quinze dias do recebimento do pedido, na forma do art. 19, II, da LGPD.

A indicação acima diz respeito ao Vértice Condô na qualidade de operador. O condomínio ou a administradora, na condição de controlador, mantém encarregado próprio, cujos dados constam da política de privacidade da respectiva administração.

O titular pode ainda apresentar reclamação diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.